はじめに

NI Collabo Mailとは

NI Collabo Mailは、社内メールの参照や返信をするアプリです。
アプリを起動すると新着や未読メールが画面上部に表示されているため、確認や返信が必要なメールをすばやく開くことができます。
また、プッシュ通知に対応しているため、新着メールにすばやく気付くことができます。

利用イメージ
Note

本アプリは社内メールのみを対象としています。
社外メールと共有メールはアプリから作成・参照できません。

動作環境

Android 8.0以降

認証する

認証のしかた

認証とは、NI Collabo 360のユーザー情報を利用して、アプリを利用できるようにするための設定です。
認証する方法は、QRコードを読み込むまたは連携先情報とID・パスワードを入力する2つのパターンを用意しています。
パソコンが手元にない場合などは、パスワード認証を利用してください。

QRコード認証

  1. 連絡先へのアクセスを許可するダイアログが表示されたら、「許可」をタップしてください。
    ※認証情報を管理するため、連絡先へのアクセスを許可する必要があります。

  2. 「QRコードを読み込む」をタップしてください。
    ※QRコード認証を読み込むためには、アプリからカメラへのアクセスを許可する必要があります。
    カメラへのアクセスを確認するダイアログが表示されたら、許可をタップしてください。

  3. 起動したカメラより QR コードを読み込んでください。
    読み込むQR コードは「NI Collabo 360」にログインし、
    オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証 に表示されています。

QRコードを読み込む

パスワード認証

  1. 連絡先へのアクセスを許可するダイアログが表示されたら、「許可」をタップしてください。
    ※認証情報を管理するため、連絡先へのアクセスを許可する必要があります。

  2. 連携先 URL を入力してください。
    連携先URLは「NI Collabo 360」にログインし、
    オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証 に記載されています。

  3. ID、Passwordを入力し、接続ができれば完了です。
    ※「NI Collabo 360」の標準版にログインするときのID、Passwordです。

パスワード認証

NI Collabo Mailの使い方

メール一覧

先頭から新着順にメールが表示されます。
メールの内容を見たい場合は、タップしてください。

メール一覧画面

受信メールや送信済メールはカテゴリーごとに整理されます。
他のカテゴリーのメールを見たい場合は、「メニュー(メニュー)」をタップし、見たいメールのカテゴリーをタップしてください。

メールBOX一覧画面

参照する

メールの参照画面では、内容や添付ファイル以外に、関連するメールを一覧で見ることができます。

メール参照画面

返信する

返信は「簡易返信」と「返信」からできます。
「簡易返信」は、よく利用する文を候補として表示する機能や自動で履歴付き返信する機能により、すばやく返信することに特化しています。
詳細な内容を入力したい場合は「返信」を利用してください。 「返信」ではファイルの添付や既読確認などの機能を利用できます。

簡易返信する

「簡易返信」をタップすると、入力欄が表示されます。内容を入力し、送信ボタン(送信)ボタンをタップしてください。

メール簡易返信
  • 入力候補
    簡易返信をよく利用する場合、過去の返信内容をもとに返信文の候補も表示されます。
    候補をタップすると文が入力されます。
    入力したあとに編集することもできます。

  • 送信時はメール本文に履歴を付けて、宛先全員へ返信されます。

返信する

「返信」をタップして、返信方法を選択します。
内容を入力し、送信ボタン(送信)ボタンをタップしてください。

メール返信

新規作成する

  1. 新規登録する場合は、登録ボタン(登録)ボタンをタップします。
    下書きメールを利用する場合は、下書きメールを開きます。
    受信メールをコピーして作成する場合は、コピー元のメールを開き、「その他ボタンその他」>「コピーして作成」をタップしてください。
    メール作成

  2. メールの宛先を選択し、内容を入力します。
    メール作成

  3. 最後に、 送信ボタン(送信)ボタンをタップしてください。

  • 下書きしたい場合は、右上の「その他ボタン(その他)」>「下書き保存」をタップしてください。

ファイルや画像をセットする方法

  • ファイルボタン(ファイル)ボタン
    PDFなどのファイルや画像を添付したい場合に利用します。

  • カメラボタン(カメラ)ボタン
    カメラで撮影して写真を添付したい場合に利用します。

添付したファイルを削除したい場合は、削除するファイルをタップします。
メニューから「削除」をタップしてください。

開封確認、重要度、既読確認を利用する方法

その他ボタン(その他)ボタンまたは右上の その他ボタン(その他)から内容を変更します。

未読にする

未読にするメールを開き、「未読」をタップしてください。

メール未読

削除する

削除するメールを開き、「削除」をタップしてください。

メール削除
  • 一覧画面で右から左へスワイプして削除することもできます。
    メール削除

  • 下書きメールは作成画面の「その他ボタン(その他)」>「削除」をタップして削除することもできます。
    メール削除

送信を取り消す

メールを送信後、間違って送信した場合に送信を取り消すことができます。
送信済メールを開き、「その他ボタン」>「送信取消」をタップしてください。

メール送信取消

メール送信直後であれば、送信完了メッセージの「送信取消」をタップして送信を取り消すこともできます。

メール送信取消
Note

送信済みのプッシュ通知を取り消すことはできません。
送信取消をしても送信者と件名は見られる可能性がありますが、本文・添付ファイルは参照されません。

Note

以下のいずれかの条件に該当する場合、送信を取り消すことはできません。

  • 送信日時から24時間を超えている

  • 送信先全員が既読済み

  • 送信先の誰かが返信または転送済み

転記する

転記は、メール内容をワンクリックで他の機能へコピーする機能です。
あとで対応したいことを、スケジュールやアクションリストなどにメモとして残しておけます。

転記するメールを開き、「その他ボタン」>「転記」をタップしてください。
転記先の機能をタップします。ブラウザが立ち上がり、標準版へ移動します。内容を入力して保存してください。

メール転記

BOXを移動する

移動するメールを開き、「その他ボタン」>「BOX移動」をタップしてください。
移動先のBOXをタップします。

メール移動

チェックマークを変更する

チェックマークを変更するメールを開き、「その他ボタン」>「チェックマーク」をタップしてください。
チェックマークを変更するか解除します。

メールチェックマーク

便利なオプション

NI Collabo Mailの設定は設定およびアプリの設定から行なうことができます。
メニューアイコンをタップし、各画面を表示してください。

スレッド表示の設定

スレッド表示を利用すると、受信や返信などをしたメールが一覧上で1件にまとまります。

スレッド表示設定画面

関連メールの表示設定

メール参照画面に関連メールとして返信・転送元のメールを表示する、表示しないを設定することができます。

関連メール表示設定画面
  • こちらはスレッド表示しない場合に設定できます。
    スレッド表示する場合、関連メールは常に表示されます。

履歴部分の省略利用設定

メール参照時に、返信元メールの履歴部分(---- Original Message -----以下)を省略表示する機能です。
メール本文に[履歴を展開]が表示され、履歴部分の表示を切り替えることができます。

履歴部分の省略利用設定画面

受信メール画面の表示設定

受信メール画面に表示しない種類のメールは、非表示に設定することができます。

受信メール画面の表示設定画面
  • 初期インストール時はすべて表示対象です。

  • こちらの設定は受信メール画面のみ適用されます。
    送信済メール画面、下書きメール画面、削除メール画面には適用されません。

自動下書き機能

自動下書きはメール作成時に誤って画面を閉じてしまったとき、入力内容を維持するための機能です。
ONに設定すると、メール作成画面を閉じたときに自動的に下書きメールとして保存されます。

自動下書き設定画面

キャッシュクリア

NI Collabo Mailの一時的に保存されたデータを削除することができます。
アプリの容量を減らしたい場合にご利用ください。

キャッシュクリア画面

アプリ情報を変更

通知方法やカメラへのアクセスなど権限を設定する場合にご利用ください。

関連情報

クライアント証明書

Note

本機能は通常はシステム管理者からの連絡・案内があってから利用する機能となりますので特に案内がなければ、あるいは、ご利用の予定がなければ本節は読み飛ばしていただいて結構です。

NIコンサルティングが提供しているAndroidアプリでは、特定端末からのアクセスのみを許可する手段としてクライアント証明書を利用した通信方式をサポートしています。
クライアント証明書を使うためには 対象アプリ内に使用する証明書を最初に一度だけ取り込む必要があります。ただし、取り込んだ証明書の有効期限が切れたなどの理由で証明書を更新する場合は再度取り込みが必要になります。

証明書ファイルをダウンロードするなど、あらかじめAndroid端末内の参照できる領域に証明書ファイルの配置が必要です。

クライアント証明書
Note

証明書は Android標準のセキュリティ領域で管理されます。このセキュリティ領域はOS内の共通のため、他のアプリからも参照することが可能です。
証明書の取り込みはアプリごとに行う必要はありませんが、どの証明書利用するのか選択する操作はアプリごとに必要です。
【重要】Android OSのセキュリティ仕様上、OSにクライアント証明書をインストールすると画面のロック(PIN、パスコード、パターンなど)が必須になります。
Androidデバイスの画面ロックを設定していない場合、後述の操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるため、その場合は適切な画面ロックを設定してください。

事前にご用意いただくもの

クライアント証明書ファイル
秘密鍵を含む(PKCS#12形式のファイル 拡張子.p12 ※.pfxという拡張子で配布される場合もあります)および秘密鍵を保護しているパスフレーズ(取り込み時に入力します)

中間CA証明書ファイル
クライアント証明書の妥当性を証明する認証局の証明書で、クライアント証明書の発行元によっては提示される場合があり、その場合はこの証明書もOSにインストールします。

クライアント証明書をOSに取り込みアプリで選択する

ここではクライアント証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。またAndroidデバイスの画面ロックを設定していない場合、操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるためその場合は適切な画面ロックを設定してください。

  1. クライアント証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象のクライアント証明書ファイルを選択します。

  2. 証明書を抽出するためのパスワードの入力が要求されます。ここで秘密鍵を保護しているパスフレーズを 入力してください。

  3. 続いて証明書の名称の入力が要求されます。通常は証明書に設定されている人が読んで理解しやすい識別 名称が自動でセットされますが、証明書によっては名称が省略されている場合は、証明書を識別する長い 文字列が表示される場合があります。その場合そのままでも利用できますがわかりやすい名称(任意)を 付与することを推奨します。

  4. エラーがなければ取り込みに成功です。

  5. 次にクライアント証明書を利用したいアプリを起動します。

  6. アプリ内の設定画面の「クライアント証明書」あるいは「クライアント証明書を有効にする」をタップすると、証明書の選択ダイアログが表示されます。
    ※メニュー名称はアプリによって異なります。

  7. ここで先ほど登録した証明書を選択し許可します。

  8. 証明書を選択すると証明書の識別名(エイリアス名)が設定画面に表示されます。この状態のとき通信時にクライアント証明書を要求される場合に自動的にこの証明書を提示して通信するようになります。

Note

クライアント証明書を使う環境でQRコード認証を行う際、QRコード画面をHTTPSで開く必要があります。(これはQRコードに含まれている接続用のURLはその画面を開いたときのURLに応じて作成されるためです)

中間CA証明書ファイルをOSにインストールする

こちらは該当ファイルが提示されている場合にのみ行います。
ここでは証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。

  1. 証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象の中間CA証明書ファイルを選択します。

  2. インストールに成功すると「設定>セキュリティ」の「信頼できる認証情報」にユーザーが追加したCA 証明書として登録されていることを確認できます。

クライアント証明書をアプリから破棄する

クライアント証明書が不要になった場合は、以下手順でアプリ内から取り込まれている証明書を破棄します。

  1. アプリ内で選択されている証明書を破棄する場合は、チェックされているクライアント証明書を利用するをタップします。この状態でアプリは証明書を使わない通信に戻ります。

なおOSにインストールされている証明書は引き続き残っていますので、それらを削除するには設定のセキュリティから「認証ストレージの消去」を選択する必要があります。ただし、この操作はOSにユーザーによって追加されたクライアント証明書データがすべてリセットされるため(個別に指定ができません)、他に必要な証明書がインストールされていないことを、前掲のクライアント証明書の選択ダイアログ上で確認して実行することをお奨めします。

よくあるご質問

詳細やエラーが発生した場合の解決方法、よくあるご質問は以下のマニュアルを参照してください。
よくあるご質問:スマートフォンアプリ編

サポートデスク

E-MAIL

support@ni-consul.co.jp

URL

http://www.ni-consul.co.jp

営業時間

弊社休業日、土・日・祝日を除く月曜日~金曜日 9:00~12:00、13:00~17:00

奥付

○ 商標

本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。

○ 免責

本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんのであらかじめご了解ください。

○ 発行

株式会社NIコンサルティング
2022年9月26日 第2版

NI Consulting

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